Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE) przykłada najwyższą wagę do bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Dbałość Fundacji o bezpieczeństwo informacji jest potwierdzona certyfikatem ISO27001.
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, wykonując swoje zadania, pełni rolę Administratora danych osobowych lub podmiotu przetwarzającego – zależnie od realizowanego programu/inicjatywy oraz konkretnego procesu przetwarzania.
FRSE pełni rolę Administratora danych podczas przetwarzania danych w programach: Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS), Krajowy Plan Odbudowy (KPO), Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży (PLFWM), Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży (PURWM), eTwinning, Europass, EPALE, EVET, Euroguidance. Przetwarzanie danych następuje zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
FRSE pełni rolę podmiotu przetwarzającego podczas przetwarzania danych w programach: Erasmus+, Europejski Korpus Solidarności, SALTO. Przetwarzanie danych następuje zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE.
Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych w poszczególnych programach znajdą Państwo na stronach internetowych tych programów.
Zobacz także:
Informacje dotyczące ochrony danych osobowych w programie Erasmus+
Deklaracja dostępności serwisu erasmusplus.org.pl
Polityka prywatności w trakcie korzystania z chatbota AI Erasmus+ FRSE
Jakie dane może przetwarzać chatbot?
Korzystanie z chatbota nie wymaga zakładania konta ani podawania jakichkolwiek danych osobowych. Narzędzie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby użytkownicy mogli korzystać z niego anonimowo.
Administrator nie zbiera celowo danych osobowych użytkowników. Może jednak dojść do sytuacji, w której użytkownik samodzielnie wpisze do rozmowy dane osobowe lub inne informacje pozwalające na identyfikację osób. W takim przypadku dane te mogą zostać automatycznie wykryte i usunięte przez system lub usunięte przez administratora narzędzia.
Czy rozmowy są zapisywane?
Tak. Rozmowy prowadzone z chatbotem są zapisywane w systemie. Historia rozmów służy zapewnieniu jakości działania narzędzia, jego rozwojowi oraz analizie najczęściej pojawiających się pytań użytkowników.
Zapisywane rozmowy nie są powiązane z kontem użytkownika ani jego tożsamością, ponieważ korzystanie z chatbota nie wymaga logowania.
Jak długo przechowywana jest historia rozmów?
Historia rozmów jest przechowywana przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z utrzymaniem, rozwojem i doskonaleniem działania chatbota.
Administrator może usuwać wybrane rozmowy, w szczególności jeśli zawierają dane osobowe wpisane omyłkowo przez użytkownika lub gdy użytkownik zgłosi żądanie ich usunięcia.
Kto ma dostęp do rozmów?
Dostęp do historii rozmów mają wyłącznie upoważnieni pracownicy FRSE pełniący funkcję administratorów systemu. Dostęp ten jest wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z utrzymaniem, rozwojem i poprawą jakości działania narzędzia.
Czy rozmowy są wykorzystywane do poprawy działania narzędzia?
Tak. Treść rozmów może być analizowana w celu rozwijania bazy wiedzy chatbota, poprawiania jakości odpowiedzi oraz dostosowywania narzędzia do potrzeb użytkowników.
Analiza rozmów pozwala również identyfikować najczęściej zadawane pytania i obszary wymagające uzupełnienia lub doprecyzowania informacji.
Czy dane są przekazywane dostawcom zewnętrznym?
Chatbot działa na infrastrukturze serwerowej należącej do FRSE i administrowanej przez FRSE. Rozmowy są przechowywane w środowisku zarządzanym przez Fundację.
FRSE nie przekazuje danych osobowych użytkowników podmiotom zewnętrznym w celu ich wykorzystywania do własnych celów. Jeżeli w ramach działania narzędzia wykorzystywane są rozwiązania technologiczne dostawców zewnętrznych, odbywa się to zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych, jeśli są wymagane.
Jak usunąć konto i historię rozmów?
Korzystanie z chatbota nie wymaga tworzenia konta użytkownika, dlatego nie istnieje procedura usuwania konta.
Użytkownik może jednak zwrócić się z prośbą o usunięcie konkretnej rozmowy z historii systemu. W tym celu należy przesłać wiadomość na adres: stronyinternetowe@frse.org.pl, podając przybliżoną datę i godzinę rozmowy oraz co najmniej jedno pytanie występujące w rozmowie, co umożliwi jej identyfikację.
Czego nie należy wpisywać do chatbota?
Prosimy nie wpisywać do chatbota:
- danych osobowych uczniów, studentów, uczestników projektów lub innych osób fizycznych,
- numerów PESEL, numerów dokumentów tożsamości oraz innych identyfikatorów,
- danych dotyczących zdrowia lub innych szczególnych kategorii danych osobowych,
- treści orzeczeń, opinii psychologicznych, dokumentacji medycznej i podobnych dokumentów,
- prywatnych danych partnerów projektowych lub pracowników,
- poufnych fragmentów wniosków projektowych, dokumentacji konkursowej lub innych dokumentów nieprzeznaczonych do publicznego udostępniania.
Chatbot służy do uzyskiwania informacji o programie Erasmus+ i nie powinien być wykorzystywany do przekazywania danych osobowych ani informacji poufnych.
Jak skontaktować się w sprawie danych osobowych?
W sprawach związanych z funkcjonowaniem chatbota, historią rozmów lub żądaniem usunięcia rozmowy można kontaktować się pod adresem: stronyinternetowe@frse.org.pl
W pozostałych sprawach dotyczących ochrony danych osobowych obowiązują zasady i dane kontaktowe wskazane w ogólnej Polityce Prywatności FRSE.